Notizdienste
So finden Sie den optimalen Notizdienst
Moderne Notizdienste haben mit Block und Stift nichts mehr gemein. Sie synchronisieren Inhalte über mehrere Geräte hinweg und unterstützen auch Audio- und Videoaufnahmen. Doch die Unterschiede sind gross.
Noch gibt es sie, die Leute, die ihre Notizen auf klassische Weise zu Papier bringen; doch dabei wirken sie ein wenig aus der Zeit gefallen. Papier mag zwar gefühlsecht sein, aber es ist jeder digitalen Lösung unterlegen. Weil das Thema so aktuell ist wie eh und je, buhlen unzählige Dienste um die Gunst der Vergesslichen. Doch bevor Sie sich auf die Jagd nach dem idealen Dienst machen, sollten Sie Ihre Bedürfnisse hinterfragen, denn jeder Dienst versucht, sich mit Eigenheiten und Spezialitäten von der Konkurrenz abzuheben.
Nicht verhandelbar ist hingegen die Synchronisierung via Internet: Wenn Sie eine Idee im Smartphone speichern, muss diese Notiz fast gleichzeitig am Büro-PC ankommen. Deshalb bieten alle hier vorgestellten Dienste eine eigene Cloud für den Datenabgleich.
Kriterien
Sobald Sie sich auf die Suche nach Ihrem neuen Lieblingsnotizdienst machen, sollten Sie zuerst die folgenden Eigenschaften gegeneinander abwägen.
Plattformen
Theoretisch muss ein Dienst nur jene Plattform(en) unterstützen, die Sie auch benutzen. Wenn Sie jedoch die Daten mit weiteren Personen abgleichen wollen, muss die App auf zusätzlichen Systemen verfügbar sein. Idealerweise funktioniert ein Dienst unter Windows, macOS, Android und iOS.
Einige Dienste unterstützen nicht alle vier Plattformen. Stattdessen versuchen sie, die Lücke mit einer Weblösung im Browser zu kompensieren, der oft einer «richtigen» App bezüglich Funktionalität in nicht viel nachsteht. Eine solche Web-App kann für den sporadischen Gebrauch akzeptabel sein, aber auf Dauer befriedigt sie nicht.
Beispiel: Apples Notizdienst unterstützt nur macOS und iOS. Über die Webversion kommen aber auch Windows-Anwender zum Zug.
GTD oder nicht?
Die Abkürzung GTD steht für «Getting Things Done», frei übersetzt heisst das «Erledigen Sie Ihre Aufgaben». Die gleichnamige Arbeitsmethode wurde vom US-amerikanischen Berater David Allen entwickelt. Heute erheben immer mehr Anwendungen den Anspruch, «GTD-fähig» zu sein.
Gemeint ist immer dasselbe: Die Aufgaben werden gesammelt, priorisiert und auf «heute» oder «irgendwann» terminiert.
GTD-Funktionen sind eine gute Sache, wenn man sie auch braucht. Falls Sie hingegen nur Notizen sammeln wollen, opfern Sie die einfache Handhabung einem Funktionsumfang, den Sie nicht benötigen.
Es gibt aber auch positive Ausnahmen: Der Dienst «Wunderlist» bietet zum Beispiel viele Aspekte von GTD, inklusive Teamfunktionen. Trotzdem eignet sich die übersichtliche App auch für einfache Notizen.
Textverarbeitung
Eine Notiz kann aus Stichworten bestehen, aber sie kann auch die Basis für einen umfangreichen Bericht bilden. Deshalb bieten einige Lösungen eine integrierte Textverarbeitung. Überlegen Sie sich, ob Sie gehobene Textfunktionen überhaupt benötigen – und wenn ja, was eine solche Textverarbeitung können muss.
Beispiel: Evernote bietet eine umfangreiche Textverarbeitung. Allerdings sind die Exportfunktionen beschränkt.
Arbeitsmethode
Früher war eine Notiz eine Ansammlung von linearem Text, doch am PC oder Mobilgerät sieht alles ganz anders aus. Wenn Sie eine Notiz-Software evaluieren, sollten Sie auch die Arbeitsweise und die grafische Aufmachung daraufhin prüfen, ob sie zu Ihren Anforderungen passt.
Beispiel: Trello arbeitet mit «Boards», Listen und Karten, die einfach umhergeschoben werden. Dieser Ansatz ist zu Beginn ein wenig gewöhnungsbedürftig, aber auch intuitiv.
So viel zu den Kriterien. Sehen wir uns einige Notizdienste an, die für alle etwas bieten.
Name | Beschreibung | Unterstützte Plattformen | |
SimpleNote  SimpleNote ist der einzige hier vorgestellte Dienst, der nicht in Deutsch lokalisiert wurde. Allerdings ist die Software so einfach gestrickt, dass die Bedienung deswegen nicht leiden sollte. Die Anmeldung erfolgt unter der Internetadresse simplenote.com. Der Dienst ist kostenlos. | Windows, macOS, Linux, Android, iOS | ||
Evernote  Der Dienst Evernote darf mit Fug und Recht als Urgestein bezeichnet werden. Seine Leistungsfähigkeit wirkt sich aber auf die Bedienung aus, die nicht immer selbsterklärend ist. Notizen können mit Sprachmemos, Tabellen, Checklisten und mehr garniert und in Notizbüchern gruppiert werden. Fotos werden ausserdem auf den Servern einer OCR-Behandlung (Optical Character Recognition = optische Zeichenerkennung) unterzogen, indem (handschriftliche) Texte erkannt werden, damit später nach ihnen gesucht werden kann. Evernote ist in der Basisversion kostenlos. Dabei ist der Upload von neuem Material auf 60 MB pro Monat beschränkt, was allerdings für viele, viele Texte reicht. Die Synchronisierung funktioniert nur zwischen zwei Geräten. Das Premium-Abo kostet 60 Franken pro Jahr, hebt diese Beschränkungen auf und schaltet weitere Funktionen frei. Die Anmeldung erfolgt unter der Adresse evernote.com. | Windows, macOS, Android, iOS | ||
Wunderlist  Der Dienst Wunderlist ist seit vielen Jahren eine feste Grösse im Markt. Die Software gefällt durch eine einfache Bedienung. Sie funktioniert sowohl als simpler Notizblock als auch als GTD-Anwendung mit Aufgaben, Priorisierung, Delegierung und mehr. Sie eignet sich deshalb ideal für Einsteiger in die GTD-Materie, die noch nicht so recht wissen, wie weit sie gehen wollen. Auch Wunderlist ist kostenlos. Der populäre Dienst wurde 2015 von Microsoft gekauft. Im Jahr 2017 gab der Konzern bekannt, dass Wunderlist von Microsofts neuer Lösung «To-Do» abgelöst werden soll. Allerdings gibt es dazu keine Zeitpläne und Wunderlist funktioniert bis heute so prächtig, dass diese Software immer eine Empfehlung wert ist. Die kostenlose Anmeldung erfolgt unter der Webadresse wunderlist.com. | Windows, macOS, Android, iOS, Windows Phone | ||
Trello  Trello verfolgt eine etwas spezielle Arbeitsweise und arbeitet sehr visuell. Die Oberfläche ist in «Boards» eingeteilt (zum Beispiel «Geschäft», «Privat», «Messebesuch» etc.). Jedes Board besteht aus beliebigen Listen. Ein Eintrag in einer solchen Liste wird wiederum «Karte» genannt, die Texte, Fotos, Kommentare und andere Informationen enthält. Und keine Sorge: Das klingt sehr viel komplizierter, als es ist. Die Aufmachung von Trello ist prädestiniert für die Arbeit am Mobilgerät, aber auch am Mac oder PC besticht die Anwendung durch den intuitiven Aufbau. Trotzdem gibt es eine flache Lernkurve zu meistern. Trello bietet ausserdem Funktionen für die Teamarbeit. Bereits die kostenlose Variante umfasst ein gerütteltes Mass an Funktionen; die «Business-Class» richtet sich hingegen an Unternehmen und kostet 9.99 US-Dollar pro Person und Monat. Die Anmeldung erfolgt unter trello.com. | Windows, macOS, Android, iOS | ||
Apple Notizen  Apples eigene Notizfunktion orientiert sich an einem klassischen Notizblock, doch die Funktionen gehen weit darüber hinaus. So lassen sich damit Dokumente scannen, mit Zeichnungen ergänzen, unterschreiben oder durch Aufgabenlisten erweitern. Beim iPad liegt einer der Schwerpunkte auf der Verwendung des Stifts Pencil. Ein gewichtiger Vorteil ist die tiefe Verankerung im System, sodass Informationen von verschiedenster Seite mit einem Klick zugefüttert werden. Für die Zusammenarbeit mit anderen Apple-Anwendern lassen sich Notizen teilen und gemeinsam bearbeiten. Wer nicht mit Apple-Geräten arbeitet, kann den Dienst mit seiner Apple-ID unter der Adresse icloud.com im Browser nutzen. | macOS, iOS | ||
Google Keep Keep repräsentiert Googles Vorstellung von einem Notizsystem, wenn auch eine etwas rudimentäre. Die Einträge werden wie Haftnotizen präsentiert. Wegen Googles Fixierung auf mobile Plattformen gibt es keine Client-Software für Windows oder macOS. Immerhin läuft Keep unter der Adresse keep.google.com auch im Webbrowser. Der Dienst bietet unter der nüchternen Oberfläche jedoch einige interessante Eigenschaften wie die Integration von Fotos, die Verwaltung durch Labels (Etiketten) oder die Erkennung von Text in Bildern und auf handgeschriebenen Zetteln. Ausserdem lassen sich Notizen aus Keep direkt in Dokumente des Dienstes Google Docs ziehen. | Android, iOS | ||
Tipps für die Suche Jedes der hier vorgestellten Notizsysteme bietet einen anderen Ansatz, um die Informationsflut in geordnete Bahnen zu lenken. Doch darüber hinaus gibt es unzählige weitere Systeme. Viele von ihnen werben dabei mit einem GTD-Ansatz, der jedoch meistens etwa so aussieht wie jener von Wunderlist. Damit Sie sich nicht in den Weiten des Internets verlieren, sollten Sie deshalb Ihre Bedürfnisse genau analysieren, bevor Sie sich auf die Suche nach einem Notizprogramm begeben. | |||